よくある質問

ファイルごとにフォルダ分けなど可能ですか？

可能です。梱包時にわかるように分けておいていただけましたら、弊社でフォルダ分けを行って納品させて頂きますので、貴社担当者様は届いたデータをそのまま保管もしくは貴社サーバーへ保管いただけます。

書類はホッチキスやクリップ、綴じなど様々ありますがそのまま渡しても大丈夫ですか？

すべてそのままで構いません。
別途料金となりますが弊社にて綺麗に取り外したうえでスキャニングいたします。お預かり前の状態に戻すことも可能です。

社外へ持ち出し禁止の書類が多いのですが、出張サービスは可能ですか？

はい、可能です。専用スキャナーや専用備品を持ち込みし、空きスペースをお借りして作業いたします。スキャニングの作業中でも、業務上閲覧が必要となった場合でも柔軟にご対応いたします。

電子化するデータ形式は指定できますか？

基本的にはPDF形式で電子化します。ご納品後の運用面を考え、情報共有や検索のしやすさに配慮したファイル命名規則やExcelでのリスト化など別途オプションにて承ります。ご依頼前のご相談時に詳しくヒアリングさせていただき最適なご提案をいたします。

電子化が終えた資料は一部を返却、残りは廃棄など対応可能でしょうか？

はい、ご対応可能です。作業前に廃棄と返却に関しての確認をさせていただきます。廃棄処分の場合は情報漏洩セキュリティ面に配慮し、弊社が責任をもって対処し、必要に応じて溶解処理証明書もご用意いたします。

お支払い方法と時期はどのようになりますか？

お客様の定める支払いサイクル（月末締め翌月末払いなど）に沿ってご請求いたします。所定期日までに銀行振込にてお願いしております。

納期遅延した場合どのような対応になりますか？

打ち合わせの段階で詳細に納期を決定致しますので、納期遅延が発生する可能性は非常に低いですが、万が一遅延した際には遅延日数に応じて違約金をお支払いさせて頂いております（予定納期より早く納品した場合には追加料金頂いておりません）

情報漏洩が心配なのですが、どのような対策を行っておりますか？

当社では、作業所内監視カメラ、入退室管理システム、複数鍵、従業員との秘密保持契約、出来る限り窓の少ない作業所の利用、窓へは防犯フィルムの施工、外部委託の禁止、PC本体へのデータ保管禁止（PC盗難対策）、データ保管先もセキュリティ性の高いDropboxを利用することで、クラウド・物理両面においてセキュリティ対策を重なっておりますので、ご安心してお任せ頂けますと幸いです。

サンプル依頼をすることは可能ですか？

可能です。実際の仕上がりを確認し安心してご依頼いただければと思います。

改正電子帳簿保存法には対応しておりますか？

対応しております。
改正電子帳簿保存法の中で一番ハードルが高いと言われる「スキャナ保存区分」
おおまかに下記の3要件が高いハードルとなりますが、当社のサービスをご利用いただく事で、これらすべてクリアすることが出来ますので、大量の領収書等紙保管から開放されます。

1.一定期間内にスキャンを行うこと
2.一定以上の検索機能を有すること
3.スキャン後のデータ変更出来ないように管理すること

2024.11.22　国税庁　電話相談センター確認済み
※別途電子帳簿保存法専用の対応が必要となります。
詳細な運用方法はお打ち合わせ時にご説明させていただきます。